公文写作三步曲 现代公文有10余种，每种公文各有其不同的格式和写法，但就写作过程而言，大致都可分为酝酿准备、草拟初稿、修改定稿三个阶级。公文的写作过程实质是公文写作技巧综合运用的过程。为此，笔者现就这三个阶段中每一个阶段所应注意的写作事项谈点粗浅看法。 一、酝酿准备阶段：要胸有成竹 “凡事预则立，不预则废”，就像盖房子一样，公文写作动笔之前，也要对其有一个完整、可靠的规划和准备。事先准备充分与否，直接影响以后写作的进度和质量。公文写作的准备既包括内容，也包括形式，要通过充分的酝酿准备，达到对整篇公文胸有成竹。具体来说，公文写作的准备应从以下几方面着手。 (一) 明确“为什么写”??主旨目的要明。公文是公务活动中传情办事的工具。每一篇公文的发出，都有其指定的作用，也就是公文所要达到的目的。 写一篇公文，首先要明确这篇公文是要达到什么样的目的。比如：是要解决全局问题，还是要解决局部问题；是要对方了解、认识到某些问题，还是要求对方采取行动、措施；是要对方贯彻执行，还是只供对方参考等等。 要根据公文的写作目的和达到这一目的的根据，确定公文所要表明的主要观点、主张，即公文的主题。比如肯定什么，否定什么，肯定、否定的程度如何；主要要求对方做什么，做到什么程度等等，都要弄清楚。如果是领导交办的写作任务，则目的和主题就是所谓“领导意图”。起草者应就这些问题向领导进行仔细询问，认真研究，很好地领会个中的含义，切不可不懂装懂，自由发挥。 (二) 把握“写什么”??材料搜集要全。巧妇难为无米之炊，有无丰富的写作材料和参考资料，对于一篇公文的成败，起着十分重要的作用。搜集材料要在“全”字上下功夫。要找全需要运用和参考的有关内容方面的资料。不但要有面上的情况，而且要有点上的事例；不但要有正面的事例，而且要有反面事例；不但要有典型材料，而且要有概括材料；不但要有新近的事实，而且要有历史的事实；不但要有上头的精神，而且要有下面的反映；不但要有本单位的情况，而且要有左邻右舍的动态。特别是要广泛翻阅最新的，与所写公文目的主旨相关的报刊杂志、领导讲话和文件，掌握最新的观点和事实。全方位的掌握了解资料后，思想观点就会更加客观正确，方法步骤就会切实可行，写作起来便游刃有余，写出的公文也就丰满充实。 (三) 确定“怎样写”??谋篇布局要细。谋篇部局，就是围绕主题把有关内容有头尾、有主次、有层次、有联系、合规范地组织成篇的过程。公文的成败，往往取决于公文的谋篇布局。 公文的谋篇布局，主要应该确定三个方面的内容： 1、定格式。要根据公文的主旨和目的，确定公文的发文对象，选择适当的公文文种； 2、定结构。即要为公文建框搭架，其实质性的工作，就是撰写写作提纲。写作提纲至少要解决如下问题：一是要进一步确定中心论点和写作思路；二是要确定总体结构、段落层次，解决好先写什么、后写什么的问题；三是要选择主要材料和骨干事例。要围绕主题，分析所搜集的材料，去粗取精，去假存真，尽量选择典型材料，根据文章的总体结构进行合理安排，确定文章每一部分所要引用的数据和材料。四是要初步拟出文章的大小标题。五是要基本确定文章的开头、结尾和论证方式，即如何开篇，如何收尾，如何转承启合衔接过渡等。一般而言，为确保公文的准确、严肃和写作速度，再简单的公文，写作前都应拟个提纲。3、定重点。要根据文章的主旨目的，确定哪一部分应该详写，哪一部分应该略写。上述三个方面确定之后，剩下的就是文字工作了。（待续）

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（续上） 二、草拟初稿阶段：要一气呵成 准备工作好比是“十月怀胎”，起草环节所要完成的则是“一朝分娩”。草拟初稿是公文写作的一个重要环节，初稿写作不顺利，就难以高效率地完成预定的写作任务。从笔者的实践经验看，起草初稿最好是一气呵成。如何做到一气呵成而又有一定的质量，要做到以下三点： (一) 身心俱入。撰写公文，特别是撰写领导交办的公文时，开始常常处于一种被动的“让我写”的状态。作为一种精神产品，公文写作与文学作品的写作一样，也需要一种发自内心的写作欲望。公文写作者应当力求变被动为主动，形成一种“我要写”的心理状态。在还不具备这种写作心理的时候，就不要急于下笔，想一想缺乏写作欲望的原因是什么。一般来说，缺乏写作欲望的主要原因还是准备不充分，没有达到呼之欲出的境界，在这种情况下，应该对文章重新进行研究和思考，一旦成竹在胸，就容易激发写作热情。热情调动起来后，就应该专心致志、全力以赴、全神贯注地进行写作。 (二) 一气呵成。初稿只是个“胚胎”，还有待修改，所以初稿写作时不必过于拘谨，应尽可能写得丰厚一些，尽可能把与主题有关的材料写进去，把语言展开一些，不一定求精求简，而应该力求表达周到。较之开始的写作提纲，是多安排几个层次，还是合并某些内容，这时也可放开一些写，根据主题表达的需要，做一些必要的调整。 如果初稿写作时过于拘谨，处处苛求，不断地否定自己，那只能是写写停停，文气也可能是断断续续，不接统续，这种做法是不可取的。写作时要遇到难点不停笔，“跳过”继续往下写；发现疑问不停笔，画个“ ？”继续往下写；缺少材料不停笔，“空几行”继续往下写；来人来访不停笔，“打个招呼”继续往下写。一气呵成的公文，往往能文气贯通，思路畅通。 (三) 不离主旨。当起草者的主观积极性调动起来后，其思想经验的积累也自然会被调动起来，文思泉涌，常常会产生一种角色变化的感觉，俨然觉得自己是一位领导者，容易在写作过程中加入自己的观点和意图，但公文写作毕竟是“代言”而不是“自言”，公文大多是遵照组织的决定和领导机关的指示来写的，写作公文不是个人表情达意，而是代表组织发号施令、指导工作和沟通信息，公文的行文主旨、中心思想、主要观点在写作前早已确定，因而执笔者在写稿时，在观点、结论、主张等公文的思想、主题方面要按照既定方针办，不能随心所欲地修正、改变和无限度地发挥，对自己的发想要有所收束，不能让它代替领导和集体的意图。（待续）

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（续上） 三、修改定稿阶段：要双向审改 修改是公文撰写过程中不可缺少的一个重要环节，是起草者对公文草稿所做的加工和润饰工作。在公文写作过程中，起草者代表行文者起草文件，但同时所起草的文件是要达到一定目的，要在受文者中得到落实的。因此，作为执笔者，在修改公文时，既要站在行文者的角度，又要从受文者的角度出发对公文进行审改。在具体修改过程中，要注意集思广益，广泛调查研究，尽量提高修改水平。如果时限许可，可将初稿写成后放一放，待头脑冷静后再予修改，则效果更佳。 (一) 要站在行文者的角度检验公文的准确性。对公文的修改，要从大处着眼，小处落笔，先检查公文的主旨材料、通篇结构是否有毛病，然后从字、词、句、段逐一进行检验修改。 1、看主题是否正确，是否表达清楚。首先检查主题是否集中、单一、正确、鲜明，是否符合党和国家的有关法令法规、方针政策等等。如果主旨有毛病，就要根据具体情况或变更、或完善、或深化。主旨正确了，再看主旨（包括领导意图）是否表达清楚，要从三个方面检验：一是要检查公文的大小标题是否概括准确，是否直接、简洁、鲜明地反映主题；二是要检查公文内容表述是否集中，是否紧扣主题，反映主题；三是要看文章的思想性是否与主旨相统一，有时作者在写作过程中容易加入个人的观点、思想，与主旨关系不大则应进行修改和重新提炼。 2、看结构是否合理。公文的结构，关系到公文的传播效果。因此，修改时应检验结构布局是否完整合理，有无残缺脱漏；段落层次是否分明并合乎逻辑；过渡照应是否恰当；开头结尾是否得体等等。如发现结构布局不当，应重新调整，使之结构严谨有序、连贯周密。 3、看选材是否正确、典型。根据写作目的和公文主旨的需要，对初稿选用的材料要认真检验核实。对虚假失实的材料要坚决舍弃；材料空洞贫乏的应适当补充增加以使主旨基础坚实；材料过多，造成公文臃肿，甚至淹没主旨的，则应适当删减，以使主旨鲜明集中；倘若材料不够准确或不够典型，则应考虑更换，以保证主旨的正确深刻。 4、看语言是否精当，标点符号是否符合规范。初稿形成后，要逐字逐句推敲语言，删繁就简，竭力将可有可无的字、句、段删去，将各种套话、空话、废话和陈词滥调之词删去。同时，用词要准，造句要符合语法，符合逻辑，并要考虑公文的语体特色，以使语言达到准确、精炼、规范、明白、朴实、生动的要求。检验语言，要格外注意标题语言和关键词语的使用。另外，还要检查标点符号使用是否恰当，有无错别字、多字、漏字现象等。这些看似细枝末节，但如果马虎大意，造成疏漏，就会使受文者产生误解或引发歧义，甚至出现重大错误，给工作带来困难或造成损失。 (二) 要站在受文者的角度检验公文的可行性。公文行文是为了发挥某一作用，达到某一目的。公文行文目标是否实现，取决于受文者执行公文的自觉程度和公文本身的正确性、可行性和指导性。因此，执笔者在修改公文时，还要从受文者的角度出发，对公文内容的正确性、可行性和指导性进行检验。 一要查政策界限是否正确。每件公文规定要做什么，不要做什么，应当怎么做，不应当怎么做，政策界限必须正确，否则，在执行中必然会产生许多偏差。要注意查明下列问题：1、有无该规定的政策而没有规定的地方；2、有无该规划的界限而没有划清的情况；3、有无政策界限规定得过死或过宽，烦琐或笼统等问题；4、有无内、外不分，上、下无别，“一刀切，一锅煮”等现象。 二要查措施办法是否明确具体。要重视检查“工作交代”是否明确。凡请示的文件，均须写明情况和自己的要求及意见，并写明希望何机关何人何时答复何项问题。凡指示的文件，对各级的要求，亦应规定明确，例如应由何机关如何办理，在何时报告办理情况等，要坚决纠正交待不明确的现象。 三要查措施办法是否可行，方方面面有无抵触。文件提出的实现目标的措施和解决问题的方法必须切实可行，否则，就可能成为一纸空文，达不到行文目的。因此，要注意查明下列问题：提出措施、方法的理由是否充分，它与群众的觉悟程度和客观条件是否符合，在行文范围内是否有普遍指导意义。同时，要检查文件的内容与中央、上级以往发布的方针、政策、决定、规定等是否保持一致，与同级平行机关、同级机关的有关规定、办法有无抵触，与过去本单位、本机关制定的有关政策规定是否有矛盾。如有不一致的地方，要根据情况进行修改或适当处理。另外，还要查看文稿本身的标题和内容、观点和材料、段落与段落、条款与条款之间有无自相矛盾、互相抵触的地方。以上三点得到全面解决，能有效推动受文者自觉地按公文要求行动，促进公文目标的实现。 一篇公文经过充分准备、认真起草，精心修改后就可按公文办理程序送交领导审阅签发了。公文的种类较多，不同的公文有不同的写作技巧，上述仅是对公文写作过程中的写作技巧的一些粗浅看法。公文写作技巧的运用和写作水平的提高最重要的是靠实践，在写作实践中，应不断探索、运用、总结更多更好的写作技巧。

[此贴子已经被啊-呸-服！于2003-8-24 12:24:25编辑过]

段和段之间最好分一下许多功能如果使用会方便大家阅读比如颜色、字体大小等 各位可以尝试一下

此文已在中共中央办公厅办的《秘书工作》第八期上发表。共贺。

恭喜恭喜

哦，怪不得觉着熟呢。今天正好看了杂志上这篇文章。不错不错，味道好极了，用我们英国话叫very good.恭喜鹏程兄！！

我用他们的中国话说：“多谢谢了， ”你是英国人吗？ “我们英国话”？

[此贴子已经被作者于2003-8-31 17:29:46编辑过]