雷厉风行 效率第一

陕西省委副秘书长 桂维民

        　

    办公厅处在党委工作的运转中枢，是承上启下、联系左右、协调各方的桥梁和纽带。办公厅每天头绪很多，涉及方方面面，许多工作看似简单，但能数年如一日地把一件件简单的事情千百遍地做好就是不简单。特别是面对大量的急仗、硬仗和连续仗，没有很快的节奏、很高的效率是很难打得赢的。我在市委和省委秘书长的岗位上工作了十多年，深刻体会到，办公厅工作无小事、无慢事，来不得半点的马虎和拖沓，往往时间决定成败，效率就是生命。我认为，提高工作效率，应该从办公厅点点滴滴的“严、细、准、快” 的作风养成抓起。
    严，就是严格要求，严中求快。办公厅工作程序性、节奏性很强，必须严字当头，严格管理，一切按照规矩办，不能自作主张、任意改变，这是严中求快、提高效率的前提。比如：办文是办公厅工作的“重头戏”，涉及公文起草、审核、签发、印制、收发、传递、立卷、归档等十多个环节。每一个环节都严格要求，严格把关，就能避免和减少差错，提高办文质量和效率。在日常公文处理中出现的一些不规范、不妥当、不及时的问题，实际上都是把关不严、操作不按规矩来办所造成的。我在分管文件审核和处理的工作时发现，报省委的文件中多头主送、逆向运转、多头请示、文种使用不当等问题比较突出，我让秘书处搞了一次年度检查和统计，结果全省公文写作和处理符合规范要求的不到67%。为了提高公文质量和日常运转的效率，我们以《中国共产党机关公文处理条例》等法规为准绳，举办了全省优秀公文评选活动，组织多年从事公文写作、办理和研究的专家、学者以及领导与业务骨干，对各市和省级部门推荐的公文进行评选。经过几轮筛选，好中选优，评出了一批优秀公文；同时，也对参评的不合规范的公文进行了点评和通报，在全省党委办公系统引起了不小的反响。我们抓住这件事举一反三，把评选成果编印成《优秀公文选编》，针对存在的薄弱环节修订了公文处理的有关规章制度，在省委办公厅组建了法规处，还举办了全省文秘人员培训班，进一步加强了公文运转的规范化和制度化建设，努力提高文秘人员的素质，提升公文写作质量和办理水平，促进了机关办文效率的提高。受此启发，我们还研究制定了24万多字的办公厅工作规范，把过去一些比较零散、原则的规章，转化成相对完整的工作标准和流程，为办公厅进一步提高效率奠定了制度基础。所谓严格要求，说到底就是严格按制度、程序和流程办事，这带有根本性、全局性、稳定性和长期性；而工作能否做到规范化、标准化、制度化，也最直接反映在办公厅的工作效率上。
    细，就是从细节做起，细中求快。办公厅人多事杂，有的看似小事、琐事，弄不好就会误事。工作出现失误、影响效率的，往往都是在细微之处出了差错，细节决定成败。1995年我刚主持西安市委办公厅日常工作时，发现机关对司机的管理比较薄弱，常常是没人敢动的“死角”，有的司机为个人的一点私事可以把领导的公务耽搁，有的司机因不合他意就拨弄是非、甚至鼓动人闹到领导的办公室和家里。我们抓住这件事，以车队的风气整顿为突破口，在全厅开展了“内强素质，外树形象”的主题年活动，从大处着眼，从细节抓起，针对形象建设精心设计了16项操作性比较强的工作载体和量化考核的指标体系，狠抓办公厅和干部职工的形象塑造，取得了十分显著的效果。从此，我们一鼓作气，借鉴战略管理和目标管理的理论，连续六年在办公厅开展“主题年”活动。每年围绕市委中心工作，紧扣办公厅“管理”“素质”“效率”“规范”和“文化”的主题，突出重点，选准抓手，把机关各项工作捆在一起，分解成若干项具体量化的目标考核体系，横向到边，纵向到底，把软任务变成硬指标，每月讲评，半年初评，年终总评，尽可能用数字说话，比较好地解决了管理的“5W1H”，即：做什么、为什么做、什么地方做、什么时间做、谁去做、怎么做？这样月复一月，年复一年，形成了“PDCA”（计划—实施—检查—处理）循环，每年周而复始，促使工作螺旋式上升。七年下来，机关发生了“静悄悄的变化”，干部职工的精神面貌为之一新，工作质量和效率都得到很大的提高。市委办公厅连续七年被评为全市综合考评的一等奖单位和市级机关标兵单位。正是从上到下、从每个岗位到每一个人，大家都明确了自己的工作目标、工作标准、工作流程、工作节点，才会有条不紊高效率地做好每一件事；也正是这一个一个细枝末节的雕琢与磨合，才会形成办公厅常年如一日快速、高效、和谐的运转。
    准，就是准确无误，准中求快。办公厅工作的准确性，既是省委决策科学性的基本保证，也是机关工作快节奏、高效率运转的重要基础。实施西部大开发以来，陕西的退耕还林工作取得了重大进展，但是个别地方也出现了违反有关退耕还林的政策规定，向农民乱收费、乱罚款，严重侵害农民利益的现象。2003年7月，有人向办公厅反映，某个山区县的一个乡在村上强制推行退耕还林，还动用警力打死了人。此事是真是假，办公厅立即派人进行了明察暗访，初步摸清了真相。这个村四面环山， 255户人家依山建舍，居住分散，信息闭塞，经济落后，群众生活贫困。乡上在对各村退耕还林工作进行检查中，对工作迟缓的这个村的6个村民小组进行了错误的整改试点。工作组方法简单，作风粗暴，不是按照中央和省里有关政策规定对退耕户进行教育和引导，而是动用派出所干警配合，采取先收款、后整改的做法，导致5天内这个村连续发生了三位农民自杀，其中两人死亡的恶性事件。办公厅把了解的这一情况及时向省委作了汇报。省委、省政府高度重视，省委主要负责同志立即作了重要指示，省委副书记亲自组织安排深入调查，并多次听取调查组情况汇报。在查清事实的基础上，对有关责任人进行了严肃的处理。为引起各级党委、政府的高度重视，教育广大干部从这一事件中吸取教训，防止类似事情的再次发生，省委、省政府对此事做了通报，及时纠正了一些地方在退耕还林中出现的工作偏差。办公厅的职能决定了它的权威性和严肃性，不能听风就是雨，不能为抢速度而“萝卜快了不洗泥”，不能粗枝大叶、丢三落四。从办公厅出来的每个数字、每份文件、每个通知、办的每件事情，都应当反复核实、准确无误，做到准中求快、既快又好，经得起历史的检验。
    快，就是节奏迅捷，紧中求快。反应迅速、办事敏捷、严守时限是办公厅工作的基本要求。不管是领导交办的事情，还是日常运转，都要抓紧去办、争取以最快的速度完成。平时如此，遇到突发事件，情况紧急、人命关天，更要刻不容缓、特事特办。 2002年6月8日晚陕西汉中和安康的部分县突降特大暴雨，引发山洪灾害，造成数十人死亡和失踪。由于洪水来势凶猛，冲断了道路交通和通讯线路，十多个小时后，灾情才传报出来。闻讯后省委领导立即赶赴灾区，我先后两度随领导和省级有关部门的负责同志，深入受灾第一线。特别是在道路冲垮、通讯中断的情况下，步行十几里赶到受灾最重的佛坪和宁陕现场，看望慰问受灾的干部群众、组织抢险。根据当时的灾情，省委领导指示要立即组织调运抢险物资。我与办公厅和省市有关同志一起商量落实领导要求，连夜调集力量抢修通道，协调临近市支援重灾区，组织相关单位抢运救灾物资。在联络极为困难的情况下，24小时内紧急调运了二百多辆卡车的救灾物资到重灾区，有效缓解了受灾群众的燃眉之急。根据这次洪灾的教训，办公厅给省里提出建议，各市都配备了越野机动车和海事卫星电话，确保任何情况下通讯联络畅通无阻；同时，还完善了办公系统的应急反应机制，做到一旦有事，机关的工作能快速跟进应急处置的需求。除了急事特办外，在日常工作中，也要有很强的时间观念和“马上就办”的效率意识，宁可自己熬点眼、吃点苦、抢半拍，把事情赶到前头，也要给后面和领导留下足够的时间。这种紧中求快的精神，充分反映了机关公务员的大局意识、责任意识和服务意识。

（作者系陕西省委副秘书长）

怎样把事情办得又好又快

 

张传禄

    编者按：“时间就是金钱，效率就是生命”，这是改革开放以来人们常说的一句话。当代社会是一个高速运转的快节奏社会，追求优质高效既是工作的要求，又是时代的必然。对于广大秘书工作者来说，效率的高低则直接关系着工作的优劣成败。为此，从本期起，我们推出“效率就是生命”的特别策划，以期从提高工作效率的意义、途径和方法等方面来探讨这个问题，欢迎广大秘书工作者踊跃参与讨论。

   

    “时间就是金钱，效率就是生命”。大量事实证明，这句流传于商场上的格言，对于各级领导机关来讲，同样是适用的。我们秘书人员必须切实强化效益观念，力求把事情办得又好又快。
    办事效率低，政府陷危机
    机关办事效率低的危害到底有多大？且看发生在日本的这一案例：
    1996年1月5日，上任刚满一年的村山富市被迫辞去首相职务。知情的人都知道，村山辞职固然与政坛风云变幻有关，但首要的还是坂神发生地震，政府处置不力，导致这次首相辞职的政坛危机。
    1995年1月7日，一场大地震袭击了位于日本关西的大阪、神户等地区，仅仅20秒的震动，就夺去了5000多条生命，20万栋楼房倒塌，一直被认为万无一失的高速公路断裂，公路和铁路高架桥崩坍，港湾设施遭到了严重破坏，交通陷入瘫痪。
    日本是世界上有名的地震多发国家，积累了丰富的防震经验。他们的防震抗震措施堪称世界一流，特别是建有专门的反应迅速、处理有效的预防机构和抗震机构，但这次阪神地震却粉碎了日本防震安全神话，同时也将政府办事不力的问题暴露无遗。首先是信息反应不灵。坂神地震的震前先兆，日本的防震机构预测到了，并且也报告了有关部门，但政府对这些信息并未重视。美国地震部门也预测日本关西地区将发生强烈地震，并提醒日本政府注意，而日本政府对此反应冷淡。直到阪神地震发生后，美国救援船只已经开到海港，日本政府才得到阪神地震的确切消息。其次是行动迟缓。阪神地震发生后，驻当地的外国领事馆和国际组织及时组织和参与了救灾工作，而日本政府却由于危机管理的不完善而手足无措，行动迟缓。震后，日本政府没有采取迅速果断措施组织援救工作：地震使高速公路和铁路瘫痪，唯一连接神户和其他地区的道路干线堵塞，无人疏通，救护车、消防车和物资运输车无法进入灾区，导致灾情扩大；日本政府没有组织好灾区居民的自救和疏散行动，使救援行动一片混乱，陷入无序状态，一定程度上延缓了救灾工作。正因为如此，自然界的地震也就引起了村山内阁的晃动，随即而来的是失去国民的支持、执政党内部分歧、反对党的牵制，村山终于辞去首相职务。
    阪神地震中日本政府反应冷淡、行动迟缓的教训，同样可资我们借鉴和汲取。周恩来总理曾告诫总部机关的工作人员：“机构，特别是军事机构，要非常灵敏，灵敏度要非常强，什么事情都要很快地有所反应，很快地有回音。”进入现代信息社会，我们秘书人员更应将周总理提出的这两个“灵敏”、两个“非常”、两个“很快”牢记心中，无论做任何事情，都要注意快节奏，不拖延，雷厉风行，闻风而动，高效运转。要努力做到：信息不在我手里延误，文件不在我手里积压，事情不在我手里耽搁，工作不在我手里中断。
    办事求高效，从容解难题
    这是我亲身经历的一件事情：2003年伊拉克战争前夕，我奉命参加国防部“郁建兴烈士善后处理小组”，赶赴塞浦路斯联合国监核会后勤基地，处理郁建兴烈士的善后事宜，并把烈士的遗体运送回国。
    这是一次重大而紧急的任务。说它重大，是因为此事举世关注。3月13日下午，在通往伊拉克首都巴格达的公路上，发生了一起震惊世界的事件，我国优秀化学专家、联合国对伊拉克武器监核会视察员、防化指挥工程学院三系主任郁建兴在伊拉克执行武器核查任务返回途中，突遇车祸受重伤抢救无效，献出年仅38岁的宝贵生命。这一事件的发生，立时引起国际国内的关注和反应。
    3月14日，联合国秘书长安南致电郁建兴的妻子徐新艺：“亲爱的徐女士：我谨就郁建兴先生的遇难向您表达我本人和整个联合国组织最深切的同情和衷心的慰问。您的丈夫是在伊拉克殉职的联合国核查人员。他是监核会一位忠于职守、深受赞誉的成员。无论我和联合国说些什么或者做些什么，都无法挽回您失去的丈夫。您的丈夫积极参与了销毁大规模杀伤性武器的活动，他是在执行和平使命时牺牲的，愿您能由此得到一些安慰。国际社会和联合国都对您的家庭为崇高的和平事业做出的贡献深表敬意。”
    3月14日，联合国监核会主席布利克斯发表谈话：“这一事件是个悲剧，郁建兴是位优秀的核查专家。我们感谢中国为我们在伊拉克的工作提供了核查人员。”
    3月15日，中华人民共和国中央军事委员会主席江泽民签署唁电给徐新艺：“惊悉郁建兴同志在伊拉克执行联合国监核会武器核查任务中不幸遇难，我表示深切的哀悼，并对你及郁建兴同志的所有亲属表示亲切的慰问。”
    3月18日，中华人民共和国主席胡锦涛与俄罗斯总统普京通电话时严正声明：“中国政府一贯认为，伊拉克问题应在联合国框架内政治解决。通过核查解决伊拉克大规模杀伤性武器问题是正确的途径。中国为此做出了很大努力。中国一位优秀的核查专家在执行联合国对伊核查任务中牺牲了宝贵的生命。”
    说它紧急，是因为当时美国已多次宣称要对伊拉克动武，虽然时间上还没有准确说法，但战争迫在眉睫，已是不争的事实。如果美伊双方一旦打起来，郁建兴烈士善后事宜的处理和遗体的回运，都将出现难以预料的结局。
    正因为事件重大而紧急，2003年3月16日，经外交部、总参谋部批准，组成郁建兴烈士善后处理小组，要赶在战争爆发前把一切都处理妥当。善后小组由我们7名同志组成，于3月16日中午乘机由北京出发，经过21个小时的航程抵达了塞浦路斯拉纳卡市。按预定计划，我们在塞浦路斯处理烈士善后事宜的时间为3天，也就是19日登上返程航班，20日回到北京。
    3天时间对于我们来讲无疑是非常紧张，我们要清点郁建兴烈士的遗物，要与联合国官员商谈烈士亲属的抚恤，要承办烈士遗体交接仪式，要购置棺材入殓烈士并办理托运事宜，等等。谁知，刚工作了一天，联合国监核会外联司司长庞森先生就向我们透露，已得到准确情报，3月18日，美国总统布什将向伊拉克发布48小时最后通牒，伊拉克战争即将爆发。联合国秘书长已下令所有在伊拉克执行任务的联合国官员全部撤出。霎时间，我们感觉到了战争前的紧张气氛，塞浦路斯天空中，标有UN字样的飞机往返飞个不停，这是联合国匆忙从伊拉克回撤武器核查人员。各大航空公司包括我们预定返程票的德国汉莎航空公司宣布，立即停止通往塞浦路斯的航线，什么时间恢复通航没有答案。
    这一突然变化，给我们善后小组带来了诸多困难。首先是时间问题。必须赶在战争打起来之前离开塞浦路斯，否则烈士遗体回运祖国将拖延时日。我们果断决定，加快烈士善后事宜的处理步伐，提前一天返程。其次是经费问题。我们原定乘汉莎航空公司的航班返程，四万多元的预定金已经给了他们，再换乘其他航班，要重新买票，一时没有这么多现金，我们便向我驻塞浦路斯使馆的同志求援，请他们先帮我们把钱垫上，以解燃眉之急。再就是换乘飞机的问题。我们费尽周折，总算临时购买到澳航的航班。但乘这个航班需在奥地利维也纳转机，而转机的时间只有50分钟。因为我们不只是善后小组的7个人乘飞机，还肩负着把盛有烈士遗体的灵柩同机护送回京的重任。转机时间这么短，能否保证灵柩顺利转到飞机上，联合国的官员也没有多大的把握。我们觉得，事情再紧急，也不能出半点纰漏。为了确保万无一失，我们登机前，请我驻塞浦路斯使馆临时代办梁惠与我驻奥地利使馆联系，让他们亲自到机场督查，确保把灵柩及时转到我们乘坐的飞机上。还有就是通知国内迎灵时间提前，原定20日下午在首都机场举行迎灵仪式，我们提前一天回国，迎灵仪式也要提前一天。幸好，所有的难题都被我们克服了，善后工作进展得非常紧张、顺利。19日中午12时，我们护送烈士的灵柩安全抵达首都国际机场，圆满完成祖国交给我们的光荣而艰巨的任务。
    这一亲历使我深感到，办事高效在某种程度上讲就是“与时间赛跑”，在办事的过程中，涉及面再广，环节再多，难度再大，也必须在时间允许的范围内办妥，否则就失去了意义。当然，工作效率的提高，很重要的在于平时养成。许多人在大事上紧张不起来，在关键时刻冲不上去，大多是因为在小事上拖拉习惯了，突然需要进入紧张状态，自是“心有余而力不足”。所以，平时一定要注意养成这样的习惯：对今天要办好的事，要抓紧落实，决不拖到明天；对有时限要求的工作，正常时间完不成的，加班加点，坚决按时完成任务；对那些时限要求宽松的工作，也要快节奏进行，以争取主动。
    快刀斩乱麻，被动变主动
    快刀斩乱麻，这也是体现办事效率的一个重要标志。主要是说做事干脆，抓住要害，很快地解决复杂问题。古往今来，在人们处理政务、军务、商务等事务性工作时常被运用。
    相传北宋时，皇帝的亲戚中有人认为财产分配不公，轮番到皇帝面前告状，搅得皇帝寝食难安。丞相张齐贤见状对皇帝说：“这些纠纷我能解决，请陛下允许我来全权处理。”皇帝准奏。于是，张齐贤把告状的人都找到相府里，问道：“你们不是都认为对方的财产分得多，而自己分得少吗？”皇亲们回答说是的。张齐贤就让人把这些皇亲们的意思记录下来，并由本人签字画押。然后找来两名官员，分别将甲家的人带到乙家去，又把乙家的人带到甲家，人换地方而一切财产都不移动，只是分财产的文书作一交换。这样一来，双方都无话可说。皇亲闹财产纠纷的问题就这样简单地解决了。
    英国作家韩素音在《周恩来与他的世纪》一书中，讲述了这样一件事情：文化大革命初期，一个红卫兵代表团访问阿尔巴尼亚归来，原安排周恩来与陈伯达一起到机场去迎接。陈伯达是中央文革小组组长，是毛泽东主席以前的秘书和《红旗》杂志社总编辑，这样的“文革”红人自然得罪不起。这次，因为工作人员的疏忽，周恩来遇到了一个大难题。
    原来，飞机因故改在另一个机场降落，负责具体安排的礼宾司官员李连庆只通知了周恩来，没有通知陈伯达。周恩来抵达机场后，没有发现陈伯达的身影，忙问：“陈伯达同志在哪里？”
    李连庆回答说，我忘记把更换机场的事告诉陈伯达了。听了这话，周恩来脸色变得十分严峻，他说：“同志啊，同志，你不知道给我找了多大麻烦。”李连庆也意识到了问题的严重性，这一疏忽，肯定会让文革小组的人抓住把柄大做文章。
    长期以来，“文革小组”的人一直都在企图找周总理的岔子，由于周总理处事周密，滴水不漏，他们无机可乘。可是这回他们会指控他蓄意破坏，周总理将不得不一连几小时，甚至几天作自我批评。但周总理毕竟政治经验丰富，他沉思了一会说：“抓紧时间下个通知，为了把中央领导同志从繁重的迎来送往等事务性工作中解脱出来，集中精力考虑大事，今后，包括这一次到机场迎接代表团的规格要降低。”
    我们不能不佩服周总理的智慧，他快刀斩乱麻，变被动为主动。“文革小组”的人看了《通知》后感到非常舒服，自然没有借机挑事。
    当然，我们所说的快刀斩乱麻，决不是遇事急躁，处事毛糙，而是遇事不慌，稳中求快，实现速度和效益的统一。特别是处理错综复杂的问题，既需要以大胆果断的行动打开局面，排除各种人为的干扰，义无反顾地坚决走向既定的目标，也需要沉着、冷静、细致、周密的思考。只有把果断的行动建立在周密的思考和准确的判断之上，才能迅速、有效地处理好各种复杂问题。

（作者系解放军炮兵指挥学院政治部主任）